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損害保険ジャパン、個人情報保護目的に社内物流追跡管理システム構築




（株）損害保険ジャパンは、社内で日々大量に輸送される重要書類の輸送状況を追跡管理するシステムを構築し、５月１４日から稼働させた。

同システムにより、個人情報を含む重要書類の社内間の輸送において中間経由地の通過記録をリアルタイムに管理し、より確実な受け渡しが可能となった。同社では同システムを顧客情報に関するセキュリティ対策に活用していく方針。

同社では、個人情報保護法が全面施行された０５年から社内の部署間の個人情報の受け渡しには、それぞれの部署間の受発信記録を確実に残すよう対策を進めており、この取り組みをさらに進化させ、重要書類の中間経由地点通過状況をリアルタイムに確認可能とし、また受発信部署双方での受領確認を可能とすることにより受け渡しの確実性を向上させることを目的に、社内便トレースシステムを構築した。

社内間の重要書類送付の際に、あらかじめ送付元、送付先、送付物などの情報を新システムに入力すると自動的にバーコード付きの送付状が作成される。新設した重要書類専用封筒に送付状を添付し、中間経由地でこのバーコードを読み取ることにより、社内の輸送状況をリアルタイムに把握できるもので、送付先の部署で送付物受領完了の入力を行うことにより、送付元あてにメール通知される。

また、所定の日数経過後に送付物が到着しない場合には、確認を求める警告メールが自動的に送付元・送付先の双方に送信される仕組みだ。

対象となる重要書類は、センシティブ情報を含む書類をはじめ、顧客情報を含む書類で、新システムの利用対象者数（グループ会社を含む）は約２万人、想定通数は１日あたり６千通だという。